In der Funktion gibt es bei der digitalen Personalakte keine wesentliche Differenz zu der klassischen, bisher genutzten Papier-Personalakte. Nachdem die Personaldokumente der Mitarbeiter automatisiert sind, werden sie in ein digitales Dokumentmanagementsystem eingepflegt und anschließend dort zentral verwaltet. Ein großer Unterschied besteht in der Verwaltung, da durch die digitale Option ein dezentraler Zugriff ermöglicht wird.
Das bedeutet, dass alle Personen, die berechtigt sind, unabhängig von dem Ort und der Zeit einen Zugriff auf die Personalakten erhalten. Im Detail bedeutet das weiterhin, dass die Mitarbeiter mit entsprechenden Nutzerprofilen über eine Webapplikation einen direkten und selbstständigen Einblick in ihre Akte vornehmen können.
Was ist der Zweck und wie ist der Aufbau einer digitalen Personalakte
Durch die digitale Personalakte und deren automatisierte Handhabung, soll der Arbeitsfluss in der Personalabteilung effizienter gestaltet werden. Es wird langfristig nicht nur Zeit und Geld eingespart, indem die Arbeitsabläufe bei der Erstellung und Verwaltung von Personalakten vereinfacht und beschleunigt werden, es entsteht auch ein räumlicher Platzgewinn. Die große Anzahl an bisher genutzten Aktenschränken wird überflüssig, da die Personaldokumente bei der digitalen Option zentral gespeichert und verwaltet werden können und somit Papierdokumente, die nicht mehr benötigt werden, ausgelagert werden.
Die digitale Personalakte beinhaltet außerdem alle Dokumente, die in der klassischen Personalakte ebenfalls vorhanden sind. Dies wiederum sind alle Daten, die angefangen bei den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag, bis hin zu Abmahnungen, sowie auch Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnissen für das Arbeitsverhältnis bedeutend sind. Strukturell muss zwischen Informationen unterschieden werden, die aus anderen Systemen bereits in digitaler Form vorhanden sind und denjenigen, die bisher nur in Papierform vorliegen und noch eingescannt werden müssen.
Irrelevant, ob es sich bei diesen Dokumenten um gedruckte Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterfotos oder handschriftliche Vermerke handelt, sie werden unabhängig von dem Medium digitalisiert, daraufhin zentral in die digitale Akte abgelegt und abschließend für den elektronischen Gebrauch optimiert. Zu diesem Prozess gehört zum Beispiel, dass Texte mit einer Texterkennung durchsuchbar sind oder Fotos mit Schlagworten versehen werden.
Dieser Vorgang kann entweder intern von der Personalabteilung vorgenommen werden oder aber von Dienstleistern, die die Digitalisierung innerhalb des Gebäudes von dem Unternehmen oder außerhalb übernehmen. Der Zeitaufwand dieser Arbeit kann mehrere Wochen bis mehrere Monate betragen, da dies von einigen Faktoren, wie zum Beispiel der Kapazität der Mitarbeiter, dem Umfang der Dokumente oder der Größe des Unternehmens abhängig ist.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es?
Da es sich teilweise um äußerst sensible Daten handelt, die unter keinen Umständen in die Hände Dritter gelangen dürfen, ist ein korrekter Umgang zwingend notwendig. Dieser erfordert zum einen das Bewusstsein für den Datenschutz bei den involvierten Mitarbeitern und zum anderen eine Softwarelösung, die den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Mit einbezogen ist hierbei die sichere Übermittlung und Verschlüsselung der Dokumente, sowie auch die unterschiedlichen Nutzerrollen und die Zugriffsprotokolle. Zusätzlich gibt es allgemeingültige Regeln, die die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente betreffen, wobei die allgemeinen Anforderungen die Vollständigkeit, die Richtigkeit und die Unveränderbarkeit voraussetzen. Ergänzend hierzu gibt es Vorgaben, die sich auf das interne Kontrollsystem, die Datensicherheit, den Datenzugriff, die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüfbarkeit beziehen.
