Bei der Projektplanung geht es darum, systematisch Informationen zu gewinnen wie das Projekt ablaufen wird und gedanklich das notwendige Handeln während des Projektes durchzugehen. Damit das Projekt effektiv zum Erfolg wird, ist eine zielgerichtete Planung elementar. Planen bedeutet auch, auf Erfahrung zurückgreifen zu können, was bei neuen Projekten jedoch nur sehr eingeschränkt möglich ist. Um die Gefahr zu umgehen, einen Fehler zu machen, ist es wichtig, eine besonders gründliche Vorgehensweise zu priorisieren.
Ziele festlegen
Das bedeutet, dass das Projektziel, bestehend aus Hauptzielen und Nebenzielen genau definiert werden muss. Weiterhin müssen Unterlagen erstellt werden, in denen das Projekt genau analysiert wird. Ergänzend zu diesen logischen Abläufen, muss eine dynamische Planung erfolgen. Das bedeutet, dass die Unterlagen immer auf dem neusten Stand sind und Erkenntnisse, sowie auch Änderungen und Auswirkungen mit einbezogen sind. Je nach Projektart und bereits begonnener Planung, stehen zwei Gliederungsmöglichkeiten zur Wahl.
Die erste Option beginnt mit der Großplanung, bei der jeder Teilpunkt weiter unterteilt wird bis einzelne Vorgänge stehen. Dies ist ein Gliederungsgerüst, das mit Vorgängen gefüllt wird. Die zweite Option funktioniert genau umgekehrt. Da hier das Gliederungsgerüst aus einzelnen, schon vorhandenen Vorgängen entsteht, ist diese Methode nur sinnvoll, wenn bereits alle oder zumindest fast alle Einzelvorgänge bekannt sind.
Im Projektplan muss der Strukturplan verzeichnet sein, der die Struktur beschreibt, der Ablaufplan, der den Ablauf beschreibt, der Terminplan, der Termine aufzeigt, die für das Projekt gelten, der Kapazitätsplan, der beschreibt, welche Ressourcen erforderlich sind und der Kostenplan, der die Kosten dokumentiert, die für das Projekt erforderlich sind. Mit einem Projektmanagement-Tool, wie zum Beispiel Microsoft Planner, wird dies etwas erleichtert.
PSP, Gantt-Chart oder Netzplan?
Der Projektstrukturplan, der die Gliederung darstellt, ist die Voraussetzung für eine transparente Projektplanung und Projektüberwachung. Der funktionsorientierte Projektstrukturplan zielt eine Planung anhand von Vorgängen an, während der objektorientierte Projektstrukturplan anhand von Lösungen aufgebaut wird.
Die Gantt-Chart, die wie ein Balkendiagramm aussieht, hat den Sinn, dass die präzise Ablauflogik, die für die Steuerung und Kontrolle notwendig ist, dargestellt wird. Kontrolliert wird hierbei die Arbeitsleistung, die Termine und der Ablaufplan. Zu beachten ist jedoch, dass das Balkendiagramm nur bei Projekten mit wenigen Vorgängen sinnvoll ist, da die Aufzeichnung sonst unübersichtlich wird.
Der Netzplan ist eine graphische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten und ist aus mehreren Elementen aufgebaut. Hier stehen wiederum zwei Methoden zur Verfügung. Die erste ist ein mathematisches Modell, das die Gesamtdauer eines Projektes auf der Grundlage der Dauer und der Abhängigkeiten einzelner Vorgänge berechnet. Es wird auch angegeben, welche Vorgänge kritisch sind, da eine Verzögerung der kritischen Vorgänge auch immer eine Verzögerung des Projektes bedeuten. Bei der zweiten Methode werden die Vorgänge als Knoten dargestellt, wobei die Projektdauer anhand der angegebenen Zeitdauer als statistische Wahrscheinlichkeit berechnet wird. Auch die Wahrscheinlichkeiten für das Eintreffen von Terminen werden berechnet. Der kritische Weg wird bei dieser Option meist mit einer anderen Farbe gekennzeichnet.
Von großer Wichtigkeit ist ein detaillierter Kostenplan und Einsatzmittelplan für jede Projektphase, da das Budget und die Ressourcen in der Regel begrenzt sind und eine Ressourcenänderung meist die Zeitplanung beeinflusst.
Meilensteine sind Ereignisse, die ebenfalls bedeutend sind, da sie die Grundlage für Entscheidungen bilden. Sie werden im Projektplan als Freigabetermine jeweils am Ende der entsprechenden Projektphase gesetzt.
