Prozessoptimierung ist ein Begriff, der in der heutigen Wirtschaft immer wieder gerne verwendet wird. Die Bedeutung ergibt sich aus dem Begriff. Es geht dabei um Geschäftsprozesse, die man grundlegend verbessern kann. Das geschieht unter anderem durch Qualitätsmanagement oder aber auch durch die Neuentwicklung der internen Organisation eines Unternehmens. Eine gelungene Prozessoptimierung hat immer auch einen positiven Effekt auf das Geschäftsergebnis, auch wenn man hier zwischen kurzfristigen und langfristigen Optimierungen unterscheiden muss.
Optimierung oder Innovation?
Wenn man von einer Prozessoptimierung spricht, ist meist das gleiche gemeint, wie wenn man von einer Optimierung der Prozesse spricht. Wer sich für ein Qualitätsmanagement und eine darin enthaltene Prozessoptimierung entscheidet, kann mit den richtigen Stellschrauben waschechte Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz herausarbeiten. Nur wer seinen Kunden versteht, kann von den Eigenschaften der Kunden profitieren. Dabei haben sich viele Berater und Unternehmen längst auf die Beratung anderer Unternehmen in Hinblick auf Prozessoptimierung spezialisiert. Prozessautomatisierung ist ein weiterer Begriff, der in diesem Zusammenhang oft genannt wird. So kann eine eigene Software dabei helfen, die Prozesse nicht nur zu optimieren, sondern die Ausführung und Kontrolle zudem zu automatisieren. Alles, was automatisch läuft, kostet weniger Kapazitäten in Form der Arbeitskraft der Mitarbeiter.
Zielsetzung der Prozessoptimierung
Die Optimierung beschreibt, dass Prozesse in einem Unternehmen nie zu 100 Prozent optimiert und dabei finalisiert werden können. Es handelt sich dabei um einen fortlaufenden Prozess, denn mit fortschreitender Zeit gibt es auch immer wieder Potenziale, die neu erkannt und dann durch Optimierung erreicht werden können. Die Ziele, die dabei verfolgt werden, sind in erster Linie die Senkung von dauerhaften Kosten und die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Zudem können Produkte damit verbessert oder sogar neue Produkte entwickelt werden, die das Unternehmen ebenfalls weiter nach vorne bringen können.
Formen der Prozessoptimierung
Formen, mit denen man Prozesse optimieren kann, gibt es viele. So gibt es etwa das sogenannte Ishikawa-Diagramm, bei dem es in erster Linie um Ursachen und daraus entstehende Wirkungen geht. Eine weitere Methode, die vor allem BWL-Studenten im Gedächtnis bleiben dürfte, sind die kontinuierlichen Verbesserungsprozesse. Alle Formen haben aber eines gemeinsam, denn sie beruhen auf Prinzipien, die sich in allen Formen wiederfinden.
Eine anfängliche Analyse ist bei jeder Optimierung unabdingbar. Niemand weiß, wie man einen Prozess oder Ablauf optimieren kann, wenn man nicht anhand einer Analyse den Status Quo ausfindig machen kann. Eine Fehleranalyse zeigt die Schwachstellen eines Prozesses und gibt damit auch erste Anhaltspunkte, wo die Optimierung ansetzen kann. Wenn es dann an die Festlegung und Durchführung der Maßnahmen geht, gehört die Dokumentation ganz oben auf die Agenda. Nur wenn man gezielt festhält, wie ein Prozess optimiert wird und wurde, kann man im weiteren Verlauf weitere Potenziale erkennen. Nachdem ein Prozess optimiert wurde, erfolgt im Nachgang eine Erfolgsanalyse. Wurden die gesteckten Ziele erreicht? Falls nein, woran ist es am Ende gescheitert? Aus dieser Analyse können bereits die Grundsteine für eine weitere, dauerhafte Optimierung gezogen werden und daraus lässt sich erkennen, dass es sich um eine niemals endende Aufgabe handelt. Wer denkt, dass er kein weiteres Optimierungspotenzial mehr hat, wird im Vergleich zur Konkurrenz früher oder später zurückstecken müssen.
