Prozessoptimierung ist ein Begriff, um den man in der heutigen Geschäftswelt nicht mehr herumkommt. Wenn ein Unternehmen dauerhaft profitabel wirtschaften will, müssen bestehende Prozesse immer wieder hinterfragt, überdacht und gegebenenfalls optimiert werden. Stillstand ist Rückschritt und nach diesem Motto handeln auch die Befürworter von BPMS – also Business Process Management Software. Dahinter verbergen sich Programme, die einem bei der Prozessoptimierung helfen und diese sogar automatisieren können. Doch welche fünf Vorteile bietet diese Software ganz konkret?
Vorteil 1: Steigerung der Effizienz
Es gibt kein Unternehmen ohne Prozesse, die noch nicht perfekt laufen. Hier und da gibt es immer Verbesserungspotenzial. Doch meist werden die Prozesse nicht optimiert, sondern laufengelassen. Das kann daran liegen, dass die Kapazitäten im Unternehmen fehlen, andererseits kann es aber auch sein, dass das vorhandene Potenzial überhaupt nicht erkannt wird. Dabei kann man durch eine Prozessoptimierung verborgene Potenziale erkennen, die Prozesse effektiver gestalten und dadurch die Effizienz des gesamten Unternehmens steigern. Durch die Software können einzelne Tätigkeiten, wie etwa die Modellierung der Prozesse, ganz einfach und automatisiert dargestellt werden. Wer daran interessiert ist, kann hier mehr erfahren.
Vorteil 2: Automatisierung und Kontrolle
Die Erfolgskontrolle ist einer der wichtigsten Punkte im Rahmen einer Prozessoptimierung. Führungskräften fehlt es je nach Aufgabengebiet an Zeit, die nötigen Prozesse zu überwachen, doch oftmals fehlt auch das nötige Knowhow, denn gerade in großen Unternehmen sind die einzelnen Prozesse so komplex, dass es Spezialisten gibt und niemand alle Prozesse und Inhalte miteinander vereinen kann. Ein BPM-Tool hilft dabei, gewisse Prozesse zu automatisieren, sodass man als Führungskraft immer den Überblick behalten kann, ohne zu tief in der Thematik drin sein zu müssen. Es können ebenfalls Teams gebildet und im Tool integriert werden, sodass die Zuständigkeiten immer klar verteilt sind.
Vorteil 3: Teamwork
Auch wenn eine Software viele Aufgaben übernimmt, muss das menschliche Team im Hintergrund gut funktionieren, um alle Aufgaben erledigen zu können. Verschiedene Tools sind dazu in der Lage, Dateien und Dokumente über ein gesamtes Team hinweg übersichtlich darzustellen. So haben alle zu jedem Zeitpunkt den perfekten Überblick über die Prozessoptimierung, den Fortschritt und den Grad der Zielerreichung.
Vorteil 4: Workflow sicherstellen
Eine Software im Bereich BPM muss gewährleisten, dass der Arbeitsablauf, also der sog. Workflow während der Optimierung nicht gestört wird. Prozesse dürfen nicht unterbrochen werden, der Arbeitsalltag muss weiterlaufen, während im Hintergrund die Prozesse analysiert, angepasst und ausgewertet werden. Nur wenn die Prozesse wie gewohnt weiterlaufen, kann sichergestellt werden, dass dem Unternehmen im Rahmen der Optimierung kein Verlust entsteht.
Vorteil 5: Ganzheitliche Betriebsverbesserung
Neben der Effizienz innerhalb des Unternehmens können zahlreiche weitere Faktoren von einer Prozessoptimierung mit einer Software profitieren. Die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit z.B. profitiert dadurch, dass fehleranfällige Prozesse durch die Optimierung verbessert werden und die zuständigen Mitarbeiter sich nicht mehr mit einer Fehlerbehebung beschäftigen müssen. Eine weitreichende Automatisierung schafft zusätzlich freie Kapazitäten, die im Arbeitsalltag für neue Projekte eingesetzt werden kann. Dabei muss stets beachten werden, dass eine Prozessoptimierung auch mit einer Software nie wirklich abgeschlossen ist. Selbst dann, wenn ein Prozess nachweislich verbessert und optimiert wurde, kann es weitere Potenziale geben, denn noch einmal sei gesagt: Stillstand ist Rückschritt.
