Der Bereich des Einkaufs ist in Unternehmen sehr komplex. Hier gibt es viele separate, unterschiedlich ablaufende Schritte, die sich quer über viele Ebenen und Abteilungen erstrecken. Missverständnisse bei der Kommunikation oder andere Fehler sind dabei häufig vorprogrammiert. Der Überblick über Bestellungen, Lagerbestände und Lieferanten kann so besonders bei größeren Unternehmen schnell verloren gehen. Die Folge davon sind nicht selten finanzielle Einbußen.
Eine professionelle Einkaufssoftware ist die passende Lösung. Astras, die Einkaufssoftware von Allocation, ist beispielsweise eines der flexibelsten und besten Ausschreibungssysteme, die auf dem Markt erhältlich sind. Vergabeverfahren können dadurch in allen Gruppen von Materialien durch beliebige Vorlagen einfach, unkompliziert und fehlerfrei durchgeführt werden.
Für wen eignet sich eine Einkaufssoftware überhaupt?
In vielen Köpfen herrscht die Fehlannahme, dass professionelle Einkaufssoftware nur für Industrieunternehmen lohnenswert ist, die ein großes Lager mit unterschiedlichen Rohstoffen verwalten müssen. Natürlich macht der Einsatz einer solchen Software in den Branchen Verkauf und Produktion besonders viel Sinn, allerdings kann die Anschaffung einer Einkaufssoftware auch in vielen anderen Bereichen für große Vorteile sorgen. Denn auch Unternehmen im Dienstleistungssektor benötigen in regelmäßigen Abständen Bürobedarf oder neue Geräte, damit sie ihre Arbeit kontinuierlich ausführen können.
Das muss bei der Anschaffung einer Einkaufssoftware beachtet werden
Die IT-Branche spielt bereits seit einigen Jahren besonders im Bereich des B2B eine immer wichtigere Rolle. Daher ist auch die Zahl der unterschiedlichen Softwareprogramme für den Einkaufsbereich auf dem Markt erheblich gestiegen. Viele Anbieter bieten maßgeschneiderte Softwareunterstützungen an – allerdings gibt es große Unterschiede bei der Funktionalität dieser Programme.
Einige Einkaufsprogramme legen den Fokus auf die Bewertung von Lieferanten, andere auf die Dokumentation von Verträgen oder die Organisation des Einkaufs an sich. Hier ist es also schwer, den Überblick zu behalten und das Programm zu wählen, dass zu den individuellen Anforderungen eines Unternehmens wirklich passt.
Es ist daher ein guter Tipp vor der Anschaffung der neuen Einkaufssoftware etwas Zeit zu investieren, um zu analysieren, was die Software unbedingt leisten muss und auf welche Funktionen keinesfalls verzichtet werden kann. Auch das zur Verfügung stehende Budget spielt dabei selbstverständlich eine Rolle. So kann vermieden werden, in ein Programm zu investieren, das auf den ersten Blick nützlich wirkt, aber für die individuellen Unternehmensabläufe kaum einen Mehrwert bietet.
Professionelle Einkaufssoftware – Das sind die Vorteile
Unternehmen profitieren durch die Implementierung einer Einkaufssoftware auf vielfältige Art und Weise. Die Vorteile sind unter anderem:
- Zu jeder Zeit alles im Blick: Durch die übersichtlichen Datenbanken von Lieferanten und Dokumenten stehen alle Informationen im Bereich des Einkaufs stets zur Verfügung. Die Einkaufsprozesse werden so transparenter und übersichtlicher. Außerdem wird es durch Multilieferantenkataloge möglich, den Markt immer im Blick zu behalten.
- Lager sind stets gefüllt: Durch automatisierte Berichte und Warnungen werden die Lagerbestände stets überwacht und im Blick behalten. Die Kalkulation des Bedarfs ist so wesentlich einfacher und Liefer- oder Produktionsengpässe können vermieden werden. Es ist kein Problem, mit der Software auch unterschiedliche Lager zentral und zur gleichen Zeit zu überwachen.
- Automatisierung von Prozessen: Durch automatisierte Bestellvorgänge und individuell vorgegebene Regeln kann eine Vielzahl von Abläufen effektiver gestaltet werden. Der Einkaufsbereich wird somit im Ganzen effizienter und produktiver. Die Mitarbeiter werden entlastet und können ihre wertvolle Zeit anderen Aufgaben widmen.
