Im Zuge der Digitalisierung von unternehmen stößt man immer auch auf sogenannte ERP-Systeme. Was diese Softwareanwendungen im einzelnen leisten können, lesen Sie hier.
Die zunehmende Globalisierung setzt Unternehmen zunehmend unter Druck. Wachsende Konkurrenz und Kunden aus aller Welt zwingen Unternehmen sich mit immer höher frequentierten Digitalisierungstrend auseinander zu setzen.
Kunden verlangen nach exzellentem Service, niedrigen Preisen und bester Qualität. Um all dies zu gewährleisten, bedarf es effizienter und optimierter Prozesse im eigenen Unternehmen. Genau an dieser Stelle kommen ERP-Software-Systeme zum Tragen.
Was diese genau leisten und wie diese Anwendungen auch Ihr Unternehmen langfristig konkurrenzfähig machen, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer durchleuchten. Beginnen wir mit der allgemeinen Funktionsweise von ERP-Software.
Definition: Was bedeutet ERP?
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe die zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal wie möglich einzusetzen. Dabei gilt es sämtliche Betriebsmittel auf die unternehmerischen Prozesse zu verteilen und gleichzeitig sicherzustellen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder Engpässen kommt.
Beim ERP geht es also darum alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern, zu überwachen und sicherzustellen, dass jederzeit die richtige Menge an Ressourcen dafür zur Verfügung stehen. Unter Ressourcen werden in diesem Kontext neben den zu verarbeitenden Materialien, beispielweise auch die Arbeitskraft, Werkzeuge, Maschinen, Immobilien oder auch finanzielle Mittel verstanden. Eben alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Mittel.
Alle Prozesse digital abbilden
Da kaum ein Unternehmen sämtliche Prozesse manuell verwalten kann, bedarf es eines umfassenden Tools, welches dazu in der Lage ist, alle Arbeitsschritte digital abzubilden. Dies leistet ein ERP-System. Dieses bildet zunächst alle Prozesse digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.
Das sorgt zum einen dafür, dass alle Akteure im Unternehmen fortan mit denselben Daten arbeiten und zum anderen dafür, dass die einzelnen Arbeitsschritte effizienter geplant und durchgeführt werden können.
Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?
Eine ERP-Software ist aus unterschiedlichen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich in ERP-Systemen häufig folgende Module an:
- Business Intelligence
- Customer-Relationship-Management
- Dokumentenmanagement
- Finanzbuchhaltung
- Warehouse-Management
- Human-Resource-Management
- Produktion
Alle Module sind dabei miteinander verbunden und ermöglichen so eine unternehmensweite und abteilungsübergreifende Kommunikation. Informationen lassen sich schneller und besser teilen, Prozesse effizienter und schlanker realisieren. Nicht jedes Unternehmen benötigt dabei zwangsläufig jedes dieser Module, andere Unterhemden hingegen benötigen noch viele weitere Funktionen, damit wirklich alle Prozesse ausreichend mit der Software abgedeckt werden können.
Unterschiedliche Lizenzmodelle von ERP-Software
Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs, sondern auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell, mit dem ein System angeboten wird, ergeben sich Unterschiede zwischen den ERP-Systemen am Markt.
Lokale ERP-Software
So kann eine ERP-Software entweder auf den hauseigenen Servern installiert und betrieben werden, oder auf fremden, externen Servern bereitgestellt werden. Im ersten fall spricht man in der Regel von sogenannten On-Premise oder lokalen Lösungen. Hier wird die ERP-Software im eigenen Haus betrieben, was den Vorteil hat, dass auch die Daten im eigenen Unternehmen verbleiben.
ERP-Software aus der Cloud
In den letzten Jahren hat sich das Modell von Cloud-ERP, bzw. das Software-as-a-Service-Modell (SaaS) immer mehr ausgeweitet. Hier wird die Software aus einer Cloud heraus angeboten und dem Anwender über das Internet zugänglich gemacht. Dies ist in der Regel weniger aufwendig und ermöglicht es auch kleineren Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur eine ERP-Software zu nutzen.
Welches Modell für welches Unternehmen letztlich das richtige ist, hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten und dem eigenen Geschäftsbereich ab. Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre ERP-Systemen auf diese Bereiche optimiert.
Viele Vorteile von ERP-Software
Die Vorteile, die ein Unternehmen aus der Verwendung einer ERP-Software ziehen kann sind mitunter enorm. Ressourcen lassen sich mit dieser Anwendung so planen, dass für jeden Prozess zu jedem Zeitpunkt die richtige Menge an Ressourcen bereitsteht. Verschwendungen von Ressourcen werden so weitestgehend ausgeschlossen.
Effizienteres Arbeiten heißt letztlich auch, dass Ressourcen freigesetzt werden können. Eben jene freiwerdenden Mittel können dann zur Erweiterung des Tätigkeitsfeldes genutzt werden. Somit trägt ein ERP-System maßgeblich zum langfristigen Unternehmenserfolg bei und hilft die eigene Marktstellung zu festigen uns auszubauen.
Alle Bereiche einheitlich abbilden
Je mehr Bereiche mit einer solchen Software abgedeckt werden, desto effizienter lassen sich alle Prozesse gestalten. Ein Beispiel:
Eine Bestellung geht über den Webshop eines Unternehmens ein. Das System erkennt diese als solche und gleich den Warenbestand in Echtzeit im Lager mit der Bestellmenge ab, errechnet einen frühestmöglichen Liefertermin und erstellt einen Auftrag an die Kommission. Gleichzeitig wird eine entsprechende Rechnung erstellt und automatisch an den Warenausgang geliefert. Mit diversen Automationen sorgt das System also dafür, dass viele Prozesse zu einem ganzheitlichen und synchronisierten Prozess werden.
Solche schlankeren und effizienteren Prozesse entstehen im gesamten Unternehmen. Von der Finanzbuchhaltung über das Warenlager bis hin zum Kundenservice und dem Marketing. Eine ERP-Software führt logisch zusammenhänge Prozesse zusammen und unterstütz mit vielen verschiedenen Automationen.
Fazit: Mit dem ERP-System in die Zukunft starten
Unternehmen die heute noch ohne ganzheitliche ERP-Software sind, werden es in Zukunft deutlich schwerer haben Schritt zu haben. ERP-Systeme unterschützen dabei die eigenen Prozesse effizienter und ressourcenschonender zu realisieren. Dadurch können viele Betriebsmittel eingespart und an anderer Stelle neu eingesetzt werden.
Ganz gleich welcher Branche oder Betriebsgröße ihr Unternehmen angehört, ERP-Systeme finden sich für so gut wie jedes Unternehmen.